28.8.2014 Blogi

Varautuminen kriisitilanteisiin luo turvallisuuden tunteen yhteisöön

Vuoden 2014 aikana olemme Suomen Teatterit ry:ssä nostaneet kriisiviestinnän tarkempaan tarkasteluun järjestön koulutuksissa ja seminaareissa. Aihetta käsiteltiin huhtikuussa Porissa viestintä- ja markkinointihenkilökunnan koulutuksessa ja Tampereen Teatterikesässä puheenjohtajaseminaarin yhteydessä. Lisäksi olemme laatineet teattereille oppaan kriisiviestintäsuunnitelman laatimisen avuksi.

Taija Lähdetie 2014Olemme kokeneet, että tämä on teille tärkeä aihe pohdittavaksi kaikessa raadollisuudessaan. Viestintästrategiat ja –suunnitelmat ovat jo tuttuja työkaluja, mutta harvoin suunnitelmien oheen osataan miettiä ohjeistusta tilanteisiin, joissa kaikki menee pieleen.

Varautuminen pahimpiin skenaarioihin ei ole hätävarjelun liioittelua. Asiat, jotka esimerkiksi tuntuvat teatterin arjessa vähäpätöisiltä, saattavat median silmissä näyttää potentiaalisilta pääotsikoilta. Viime viikkojen otsikoista jokainen voi huomata, millä intensiteetillä media kaivaa epämiellyttäviä asioita esiin esimerkiksi uusista ministereistä ja kääntää alun positiivisen auran negatiiviseksi.

Jokainen viestinnän parissa toiminut on varmasti urallaan kokenut tunteen, jolloin ei ole varma siitä, mitä tietoa julkisuuteen kannattaa päästää. Miten tietoon reagoidaan, miten sitä tulkitaan ja mitä asiasta seuraa? Olen itse hoitanut aikojen saatossa muutamia haastavia viestintätilanteita, joiden kanssa on todella saanut painiskella, jotta tilanne pysyy hallinnassa. Tunne on inhottava, raastava, painostava.

Kriisin jälkeen on toki ollut helppoa analysoida, että miten tapahtumasarjalta olisi voitu välttyä. Tilanteet asettuivat ajallaan eivätkä päässeet räjähtämään käsistä eli viestintävalinnat onnistuivat. Ehkä hieman tuurillakin. Useimmilta hoitamiltani tapahtumilta olisi voitu aikanaan välttyä kokonaan, jos organisaatio olisi varautunut niihin jo etukäteen. Ja tämä tarkoittaa koko organisaatiota johtoineen – ei vain tiedottajaa, joka ei voi hoitaa tilanteita yksin. Tiimityöskentely on avainasemassa kriisien hoitamisessa ja etukäteen täytyy olla mietittynä, että minkä roolin kukin talossa tilanteissa aikana ottaa.

Oman talon ja organisaation heikkouksien ja puutekohtien tunnistaminen ja niihin puuttuminen on ensiarvoisen tärkeää kriisiviestinnän suunnittelun lähtökohtana. Se ei ole merkki heikkoudesta vaan siitä, että organisaatio pystyy ottamaan vastaan palautetta toiminnastaan ja sitä kautta kehittymään. Kuten kouluttajamme Matti Karhu totesi, kriisiviestintä ei ole virheiden ja valheiden peittelyä. Se tie vie umpikujaan. Oman toimintaympäristön tunteminen ja sen hahmottaminen, miten ja miksi omaan organisaatioon saatetaan suhtautua eri tavoin ulkopuolelta, on ensi arvoisen tärkeää. Tämä auttaa ymmärtämään ja kohdentamaan viestiä vaikeiden tilanteiden yllättäessä. Kriisin hetkellä arviointia ei enää tehdä. Silloin toimitaan.

Sekä Porissa että Tampereella salissa vallitsi harvinainen tunnelma. Osallistujat seurasivat esitystä keskittyneesti ilman matkapuhelimien tai tietokoneiden häiriötä. Ilmasta aisti, miten aihe herätti mietteitä kuulijoissa. Tämä on mitä parhain kiitos meille järjestäjille huomata, että aihe koskettaa kuulijoita. Suuri kiitos kuuluu myös loistavalle luennoitsijallemme Matti Karhulle, jonka vuosikymmenten kokemus media-alasta ja kriisiviestinnästä sekä tuntemus teatterialasta yhdistyivät esityksissä.

Toivonkin suuresti, että jokainen osallistuja sai eväitä omaan teatteriin haastavien tapahtumien hallinnan suunnitteluun. Se on helpompaa nyt kuin kriisin tapahtuessa – oli tilanne sitten mitätön kärähdys sähkölaitteissa, näyttelijän nilkan nyrjähdys lavalla, roskakatoksen tulipalo tai sitten jotain suurempaa järkytystä aiheuttavaa, kuten yleisön kuolemantapaus, väkivallanteko, taloussotkut, johdon törttöilyt, henkilökunnan rikosepäilyt tai terrorismin uhka. Mitä tahansa vain voi sattua päivittäisessä elämässä. Me emme ole täydellisiä, epäonnistumme kaikki joskus. Tärkeämpää on siksi osata jatkaa eteenpäin. On helpompi hoitaa tilanne hyvin kriisin sattuessa kuin paikkailla imagomenetyksiä ja rakentaa takaisin luottamusta talon sisällä kaiken mentyä pieleen.

Taija Lähdetie
Järjestösihteeri
Suomen Teatterit ry