Publiksäkerhet

 

Enligt aktuell anvisning [1] är det från och med den 1.9.2020 tillåtet att arrangera evenemang för över 50 personer om man beaktar specialarrangemang och säkerheten tryggas genom att följa Institutet för hälsa och välfärds och undervisnings- och kulturministeriets anvisning [2]. Det maximala antalet deltagare i evenemang är inte begränsat.

Specialarrangemang innebär:

  • begränsning av personantal, så att det är 1–2 meters säkerhetsavstånd mellan personer
  • specialarrangemang för köer, så att säkerhetsavstånden hålls vid 1–2 meter
  • möjliggörande av god hand- och hosthygien
  • effektiverad städning
  • insamling av kunduppgifter

Den nationella rekommendationen uppdateras, då myndighetsanvisningarna ändras.

Introduktion av kundbetjäningspersonal

Vi rekommenderar, att personal som arbetar i kundutrymmen och med kundkontakter utbildas grundligt om de nya anvisningarna, och de förbinder sig till att följa de givna säkerhetsanvisningarna. Man bör se till att informationen även förs till utomstående serviceproducenter.

För akuta situationer kan man i lägga till mun-nässkydd och skyddshandskar i förstahjälpen-väskorna för hjälparen och den som hjälps.

Kommunikation till publiken

Tydlig kommunikation både i förhand och på plats inger kunden känsla av trygghet.

På förhand:

Det allra viktigaste sättet att förhindra smitta är att stanna hemma även med små sjukdomssymtom.

  • Vi rekommenderar att man tydligt kommunicerar åt kunden att man inte kan komma till evenemanget om man är sjuk.
  • Vi rekommenderar att man kommunicerar åt kunden att biljetten kan (kostnadsfritt) bytas till en annan kväll.

Därtill är det bra att kommunicera åt kunderna om de arrangemang som finns i samband med hantering av köer/trängsel samt praxis för handhygien.

Vi rekommenderar att man på förhand kommunicerar åt kunderna ifall man förväntar sig att de:

  • ska hämta ut biljetterna vid viss tid eller på visst sätt, eller komma in i salongen vid viss tid.
  • Information om köarrangemang, hygienarrangemang, effektiverad städning och säkerhetsavstånd ökar kundens tillit.
  • Därtill är det bra att tydligt berätta ifall man av hygienskäl inte tar emot kontanter.
  • Därtill kan man berätta vad man instruerat personalen beträffande hygienpraxis, vilket till sin del kan öka känslan av trygghet.

På plats:

För styrning av publik krävs det troligen mer personal än tidigare Det ska vid alla tillfällen vara 1–2 meters säkerhetsavstånd mellan deltagarna, vilket ska beaktas

  • då man går in i salongen eller ut därifrån
  • i köerna för garderoben, serveringsområdet, wc-utrymmen, biljettuthämtning och så vidare.

Man kan instruera publiken om köarrangemang, säkerhetsavstånd och handhygien med skyltar, golvtejpningar och via högtalare.

Vid smitta:

Enligt anvisningen av Undervisnings- och kulturministeriet och Institutet för hälsa och välfärd bör ”I syfte att underlätta smittspårningen bör den som arrangerar en tillställning eller sammankomst så långt det är möjligt och i enlighet med vad som förutsätts i övrig lagstiftning ha uppgifter om de personer som deltar i tillställningen eller sammankomsten. ” [3]

Den största delen av biljettförsäljningssystem samlar automatiskt in kundernas kontaktuppgifter, men man kan även göra insamling av uppgifterna manuellt (namn, telefonnummer, e-post), dock med beaktande av dataskyddslagstiftning.

  • Man ska alltså enligt möjlighet ha kundernas kontaktuppgifter tillgängliga (beakta även gruppkunder)
  • Observera att detta kan orsaka extra arbete i insamling av kunduppgifter
  • Kommunikation om eventuell smitta i publiken ska planeras på förhand; vem kommunicerar, vem ger utlåtande och på vilket sätt.

Handhygien

Kunderna bör ha möjlighet att tvätta händerna med vatten och tvål samt handdesinfektionsmedel. Handdesinfektionsmedel bör finnas tillgängligt genast vid ingången till inomhusområde eller begränsat utomhusområde. I wc-utrymmen ska det finnas engångspappersdukar för att torka händerna eller tygduksautomat. Man måste se till att tvålen räcker. Man ska även följa hur papperskorgarna fylls, och de får endast fyllas till tre fjärdedelar. Städanvisning finns även på Arbetshälsoinstitutes webbplats. [4] Kunderna kan påminnas om handhygien genom anvisningar på handledande tavlor, via högtalare och med filmer.

Styrning av kundflöden

Den allmänna anvisningen är att man håller 1–2 meters avstånd både i salongen och i andra utrymmen.

  • Kundernas kan styras med golvtejpningar, band som styr gångvägarna/gränsstolpar, personalens handledning, via högtalare, med skyltar, med skift
  • Om möjligt kan kunderna, för att minska sinsemellan kontakt, delas upp i grupper som använder olika dörrar, använder viss serveringspunkt och vissa wc-utrymmen.

Köer/rusning:

  • Uthämtning av biljetter och köerna då, kan lösas genom att man rekommenderar användning av mobilbiljetter, har fler uthämtningspunkter eller tidigare/trappad avhämtningstid. Man bör särskilt fästa uppmärksamhet vid gruppkunder som man kan ge en tidigare avhämtningstid, skicka biljetterna per post i förhand eller be dem att dela ut biljetterna på avsides plats.
  • Wc-utrymmen ska ha definierade kösystem och man bör beakta eventuellt behov av extra personal eller anpassning av uppgifter, ifall det behövs personal som styr toalettkön eller kontrollerar personantalet i utrymmet. Därtill bör man särskilt se till att sanitetsutrymmen hålls rena (se punkten Effektiverad städning).
  • Garderoben kan orsaka köer. Ifall brandmyndigheten tillåter att kläder förs in i salen, kan man överväga att ta garderoben ur bruk.
  • Ifall man vill ha garderoben i bruk, ska man beakta säkerhetsavstånd i köerna och hygieniskt avstånd i förvaringen av kläder, diskens renhet, användningen av garderobslappar (man kan använda desinficering, tvätt, dubbellappar och/eller föråldring) samt kundbetjäningens säkerhet.
  • Ifall det förekommer mycket användning av hiss, är det att vid hissarna ha anvisningar som påminner om säkerhetsavstånd och begränsning av personantal i hissarna. Vid behov kan man även använda personal för att handleda kunderna.
  • Försäljningen av programblad kan lösas på olika sätt som minskar köer: ska försäljningen programbladet tas bort, ska det erbjudas gratis för läsning på webben, säljs det endast med kontaktlös betalning för att försnabba betalningen, ska det delas ut gratis och är försäljningspunkten skilt från andra försäljningspunkter eller vid samma punkt?
  • Då kunden kommer till biljettkontrollen är det bra att kunna förbereda sig på att visa sin biljett redan i god tid, så att kön inte stannar upp. Man kan alltså sätta upp extra anvisningar som redan på längre avstånd påminner om att ta fram biljetten.
  • Fyllande och tömmande av salen bör ske kontrollerat, utan trängsel och med beaktande av den extra tid det tar.
  • Metoder kan exempelvis vara ankomsttider som skrivits ut på biljetten, tidigare öppnande av salen, band som som styr rutten, salong utan platsbiljetter som personalen styr eller fyllande från mitten av raden.

I salongen:

  • Även i salongen ska man hålla 1–2 meters avstånd till följande åskådare.
  • I praktiken innebär detta vanligen att minst 1–2 stolar lämnas tomma i sidoriktning. Beroende på stolarnas placering kan man uppnå minst 1 meters avstånd genom att lämna en rad tom emellan, genom att flytta på stolarna eller genom att sälja platser snett till varandra. Varje aktör måste själv fatta noggrannare beslut om utförandet.
  • I de flesta biljettförsäljningssystem är det möjligt att skapa en färdig salongskarta där man tagit bort en del av platserna från försäljning.
  • Familjer som bor i samma hushåll som sitter bredvid varandra utan 1–2 meters avstånd anses inte vara en extra risk. [5]
  • Det är viktigt att på förhand kommunicera hur man löst fyllandet av salongen: säljer man till exempel på förhand “familje/parplatser” till numrerade platser eller får åskådarna själv välja sina platser i en onumrerad salong, varvid personalen instruerar om säkerhetsavstånd.
  • Vi rekommenderar, att man i förhandskommunikationen betonar att de egna sittplatserna får inte på eget bevåg bytas efter man fått anvisningarna. För att öka kundernas trygghetskänsla måste anvisningarna vara tydliga beträffande när byten är tillåtna (t.ex. inte efter att belysningen dämpats) och att om man flyttar sig närmare eget hushåll måste man ändå hålla säkerhetsavstånd till andra åskådare.
  • Rekommendationen uppdateras beträffande säkerhetsavstånd, då man får mer information t.ex. beträffande barngrupper. För närvarande finns det ingen myndighetsanvisning om barngrupper.
  • Samma säkerhetsavstånd ska hållas äve i immersiva verk och i icke-traditionella föreställningar, samt i föreställningar med avvikande publikrelation. Vikten av förhandskommunikation betonas i evenamng av tidigare nämnd art: det är viktigt att kommunicera åt publiken om verkets säkerhetsanvisningar i förhand i samband med biljettköp, i samband med uthämtning av biljett samt vid entré till utrymmet.

Under pausen:

  • Pausen kan i vissa fall tas bort för att undvika köer och trängsel.
  • Ifall man vill ha kvar pausen bör man beakta att det troligen är skäl att förlänga den. Kunderna ska ta sig ut och tillbaka in i salongen på ett kontrollerat sätt, vilket gör att processen tar längre tid.
  • Man kan enligt möjlighet skapa fler serveringspunkter, så att inte alla kunder packas i samma kö.
  • Vi rekommenderar att man ökar antalet förhandsbeställningar, så att det inte uppstår så mycket köer till försäljningspunkterna. Om möjligt vore det bra att ha ett fröhandsbokat bord så nära kundens sittplats i salongen som möjligt, så att det inte sker korsande trafik.
  • Observera att resturangverksamheten binds av egna anvisningar (AVI).
  • Om möjligt rekommenderar vi att man undviker kontanter. Ifall man ändå måste ha kontanter i bruk, så bör man beakta möjlighet till handtvätt och desinficering eller ge serveringspersonalen engångshandskar.
  • Vi rekommenderar, att ifall restaurangtjänsterna har öppet även innan evenemanget, så ökar man även för det andelen förhandsbeställningar.

Effektiverad städning

Man ska fästa extra uppmärksamhet vid städningen av publikutrymmen.

I städningen används svagt basiskt allmänrengöringsmedel. Städningen av sanitetsutrymmen kan effektiveras med desinfektionsmedel. Man följer Arbetshälsoinstitutets städanvisningar.

  • Dörrhandtag, serveringsdiskar, kranar och trappräcken ska rengöras så ofta som möjligt, minst dagligen och enligt möjlighet även med 2–4 timmars mellanrum: till exempel innan föreställning, under föreställningen och efter föreställning. Vid dubbeldagar bör man utföra städning mellan två föreställningar. [6]

Du kan via länkarna bekanta dig med exempel på anvisningar för publiksäkerhet på Emma-teatteri och KokoTeatteri.

Källor:

[1] Aluehallintoviraston tiedote 26.8.2020. Hänvisning 9.9.2020. http://www.avi.fi/web/avi/-/syyskuussa-saa-jarjestaa-myos-yli-50-hengen-tapahtumia-kun-niiden-turvallisuus-varmistetaan;jsessionid=13B9F4C158C42432DF691C4E638469E8

[2] Opetus- ja kulttuuriministeriö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 14.5.2020. Ohje koronavirustartuntojen ehkäisemisestä yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten yhteydessä sekä julkisten tilojen käytössä. Hänvisning 4.8. och 9.9.2020. https://minedu.fi/documents/1410845/22330894/Ohje+ylei%C3%B6tilaisuuksiin%2C+yleisiin+kokoontumisiin+ja+julkisten+tilojen+k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6n.pdf/2b13eaca-ab49-9dda-3edf-65cb22fb65ac/Ohje+yleis%C3%B6tilaisuuksiin%2C+yleisiin+kokoontumisiin+ja+julkisten+tilojen+k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6n.pdf?version=1.0&t=1589797363000

[3] Opetus- ja kulttuuriministeriö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2020. Ohje koronavirustartuntojen ehkäisemisestä yleisötilaisuuksien ja yleisten kokoontumisten yhteydessä sekä julkisten tilojen käytössä. Hänvisning 12.6.2020. https://stm.fi/documents/1271139/21429433/Ohje+yleis%C3%B6tilaisuuksiin+yleisiin+kokoontumisiin+ja+julkisten+tilojen+k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6n_140520.pdf/b90ac145-b4db-23db-c966-874570ee1b03

[4], [6] Työterveyslaitos 2020. Ohjeistus siivoukseen Covid-19-tartuntojen ehkäisemiseksi. Hänvisning 12.6.2020. https://hyvatyo.ttl.fi/koronavirus/ohje-siivoukseen

[5] Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Dos Otto Helve 8.6.2020. Svar på e-postmeddelande.


Uppdatering:

Denna anvisning har uppdaterats den 18.6.2020 inom projektets arbetsgrupp för publiksäkerhet, ledare: Antti Pylkkänen (antti.pylkkanen@musiikkitalo.fi). Andra medlemmar i arbetsgruppen: Marika Agarth (Suomen Kansallisteatteri), Eira Tuohimaa (Suomen kansallisooppera ja -baletti), Sanna Kiviranta (Turun kaupunginteatteri), Anna Suomela (Suomen kansallisooppera ja -baletti), Samppa Rinne (Tampere-talo), Antti Pylkkänen (Musiikkitalo) och Anna Veijalainen (KokoTeatteri).

Uppdaterats den 4.8.2020.

Uppdaterats den 9.9.2020.