Säkerställande av kontinuitet

Arbetsgruppen för säkerställande av kontinuitet delar med sig av tillvägagångssätt, förslag och tankar.

I denna situation behövs solidaritet och gemensam strävan av alla, både arbetsgivare och arbetstagare, att minska smittorisken och att förbinda sig till att följa myndighetsanvisningar. Särskilt arbetstagare som rör sig mellan olika organisationer bör fästa uppmärksamhet vid åtlydande av anvisningar och organisationerna bör fästa uppmärksamhet vid introduktion.

Snabbt föränderliga situationer kräver flexibla och smidiga lösningar. Flexibilitet förutsätts av såväl arbetsgivare, arbetstagare som publik.

Det är viktigt att på förhand kommunicera åt arbetstagarna om varför och hur saker ändras, så att människor kan förbinda sig till ändringen. Det är viktigt att även åt publiken öppet kommunicera om scenkonstens kontinuitet och nya säkerhetspraxis som exempelvis flexibel ombokning vid sjukdom.

Det är bra att komma ihåg att en krissituation kan innebära verksamhet som går på förlust. Vi uppmanar aktörer till att söka kreativa lösningar för den ovanliga situationens tid. Alternativ till permitteringar kunde exempelvis vara temporära lokala tillvägagångssätt eller i vissa fall lokala avtal, ändringar i arbetsbilden eller omresursering.

Även de regionala skillnaderna i sjukdomssituationen framhävs under en avvikande tid. Av detta skäl rekommenderar vi kommunikation och samarbete lokalt mellan kulturaktörer samt mellan kulturaktörer, beslutsfattare och regionalförvaltningsmyndighet. Organisationer bemöter utmaningarna utgående från sina utgångslägen, varvid de rekommendationer och åtgärdsförslag som senare presenteras lämpar sig på olika sätt för olika organisationer.

Föreställningsverksamhetens kontinuitet

Med kontinuitet i föreställningsverksamhet syftar man till att det inte skulle förekomma avbokade föreställningar eller ändringar i tidtabeller, och å andra sidan till att eventuella ändringar eller avbokningar inte förlamar hela verksamheten. Man strävar efter att minimera det besvär som orsakas för åskådarna.

Det värsta scenariot beträffande kontinuitet vore om hela arbetsgruppen eller till och med hela organisationen sattes i karantän på grund av de utsatts för smitta, eller det skulle förekomma avbrytning av övningar eller avbokning av föreställningar i exempelvis två veckor på grund av det. Beroende av organisationsmodell kan olika situationer vara svårare för vissa än för andra (till exempel en organisation med arbetstagare med månadslön vrs en organisation som består av freelancer-personal).

Risk för inställning av föreställningar: Personal insjuknar eller sätts i karantän

• Genom att sköta om personsäkerheten i pandemisituationen minskar man risken för långvarig karantän för hela arbetsgruppen.
• Vi rekommenderar att organisationen bekantar sig med och följer anvisningarna för personalsäkerhet, där man samlat goda praxis och rekommendationer att tillämpa.
• Risken för insjuknande och karantän kan minskas på olika sätt inom personsäkerhet, varav det viktigaste är att stanna hemma på sjukledighet med låg tröskel.
• Andra sätt är: reservpersonarrangemang, understudy, team isoleras från varandra (minskande av kontakter), handhygien, isolering av gemensamma utrymmen och rörlighetsrestriktioner, tillräcklig ventilation, eventuella skydd, identifiering och skyddande av risk/nyckelpersoner, distansövningar och smågruppsverksamhet, temporär restriktion av bisysslotillstånd, ökad planering av till exempel övnings- och maskeringsscheman, fortsatt distansarbete i mån av möjlighet och planerat samarbete med företagshälsovården. Företagshälsovården ska vara med i bedömningen av risker och säkerställa de åtgärder som utförs.
• I riskbedömningen ingår identifiering av nyckelpersoner: vilka är de personer vars insjuknande eller karantän kan lamslå färdigställande av föreställning eller föreställningsperioden? Vem har sådant specialkunnande ( till exempel flygningar, pyroteknik) eller sådan uppgift (huvudroll, konstnärlig planering) som ingen annan kan sköta? Hur kan man dela dessa nyckelpersoners kunnande, hur kan man få vikarie för dem och framför allt, hur kan man skydda dem?
• Skydd av nyckelpersoner kan exempelvis omfatta rekommendation om distansarbete (särskilt för möten och planeringsarbete) samt olika skydd.
• En annan grupp som det är skäl att identifiera är personer som rör sig mellan olika arbetsgrupper. Ofta är personerna som rör sig mellan arbetsgrupperna även nyckelpersoner, såsom förmän och till exempel föreställningens regissör, som måste vara i kontakt med flera personer. Vilka är de sammanbindande länkarna i arbetsgemenskapen som rör sig från en arbetsgrupp till en annan och runt om i huset?
• Man bör även beakta personalens eventuella mentala belastning och dess inverkan på föreställningar (eventuella nya rollbesättningar och alternativ) och samarbetet mellan företagshälsovården och förtroendepersonerna/arbetarskyddet samt förmännen. Vi uppmanar till öppen diskussion och att ta upp för diskussion.
• Vi betonar var och ens eget ansvar beträffande resor och annan fritidsverksamhet.
• Att stanna hemma som säkerhetsåtgärd kan orsaka fler avbokningar, om man inte har kunnat ordna ett ordentlig och täckande reservpersonssystem. Man måste alltså vara beredd på avbokningar, ändringar och extra utgifter.

Vid avbokad föreställning:

Upprepade avbokningar kan orsaka besvikelse för publiken och ge arrangörens rykte en törn. Hur kan man alltså ge kunden en känsla av förtroende, att kunden får täckning för sina pengar och sin tid?

• Man kan erbjuda biljett till en annan föreställning istället för den som avbokats, annan föreställning samma kväll men på annan scen eller till och med skaffa biljett till en annan arrangörs föreställning. Samarbetet mellan regionens kulturaktörer är viktigt. Vi rekommenderar att man kartlägger möjligheten att göra lokala samarbetsavtal.
• Ifall man måste avboka programmets föreställningar för en längre period, kan man, om möjligt, arrangera en gästande föreställning.
• Vi föreslår att man som vidare åtgärd kartlägger möjligheten att skapa en föreställningsbank, varifrån man flexibelt kunde beställa ersättande, lätt flyttbara föreställningar.
• Man kan även erbjuda tittarrättighet till inspelning eller möjlighet att se inspelningen live i teaterns utrymmen, varvid man får en upplevelse av gemenskap.

Sjukdomsfall i publiken och beaktande av riskgrupper

Med tillvägagångssätten inom publiksäkerhet och genom att följa myndigheternas anvisningar strävar man efter att det inte skulle uppstå smittkedjor från publiken. Ifall detta ändå sker, behövs det förtroendeingivande och ansvarsfull kommunikation.

• Det viktigaste sättet att förhindra smitta är kostnadsfri möjlighet att byta biljetten till en annan dag, så att ingen kommer på plats med symtom.
• Ifall det förekommer smitta, ska arrangören för evenemanget enligt möjlighet ha kundernas kontaktuppgifter. Här bör man uppmärksamma dataskyddsfrågor.

Det kan finnas efterfrågan av egna föreställningar för riskgrupper, där allt köande och alla möjligheter till trängsel har avlägsnats och personantalet är begränsat.

Digital verksamhet

Samhället har under undantagstillståndet till stor del fungerat på webben, men teatern som traditionell konstform har inte tidigare i större mån tagit i bruk möjligheterna med digital framställning i Finland. Nu är det en naturlig stund att enligt möjligheter vidga verksamheten.

Fältet för scenkonst är kapabelt till innovativa lösningar, men behöver stöd och satsningar för det. Digital verksamhet binder resurser och kräver alltså satsning och ny riktning av yrkeskunnande. Vi rekommenderar att man som vidare åtgärd arrangerar ett seminarium där man kartlägger och utvecklar goda tillvägagångssätt.

Inspelningar och direktsändningar kan till exempel säljas åt dem som av olika skäl inte ännu kan komma på plats. Digitalt innehåll är även jämlikt runt om i Finland. Det ökar tillgången till konst och kan på så sätt nå nya publiker oavsett avstånden.

Digitalt innehåll håller, särskilt under längre paus, konsten i publikens minne och ger upphov till vilja att åter komma till salongen, när det åter är möjligt. Digitalt innehåll kommunicerar åt publiken att den konstinstansen är öppen och fortsätter att uppfylla sin uppgift, att producera konst.

Istället för avbokade föreställningar kan man erbjuda publiken direktsändning eller inspelningar som en handuträckning eller delvis kompensation.

Vi föreslår att man som vidare åtgärd utreder möjligheten att bilda en föreställningsbank för inspelningar av inhemsk scenkonst (teater, opera, balett, cirkus, konserter osv.), som man kunde visa upp, särskilt då när andra sätt inte är möjliga.

Ersättande material kunde på så sätt alltså även vara annat än den egna organisationens inspelningar. Man måste inom varje organisation hålla reda på upphovsrättigheter, såsom mediaavtal.

Ekonomi och framtid

Det är viktigt att förutse snabba förändringar i ekonomin under undantagssituation.

Osäkerhet om finansiering för hösten och över publikens beteende kräver återhämtningsstöd även för scenkonstbranschen, så att det är möjligt att överkomma krisen och förvara branschens levnadsförmåga.

Aktivt påverkningsarbete riktat mot beslutande instanser är på alla aktörers ansvar.

Branschen måste vara aktiv för att säkra finansiering för framtiden. Varje organisation ska sträva efter tillräcklig likviditet. Aktörerna bör reda ut möjligheterna till extra finansiering även från nya källor samt temporära coronastöd.

Ett finansiellt riktig beslut kan även för enskild organisation vara att hålla paus över det värsta eller någon annan lokal lösning. Även dessa situationer bör kommuniceras med motivering för de egna besluten, och man bör undvika jämförelse med andra organisationer inom scenkonst.

Vi föreslår att man främst strävar efter att öka den fria sektorns samarbetsmöjligheter med aktörer inom statsandelssystemet samt nationella konstinstitutioner. Man måste hitta sätt att främja sysselsättningen för till exempel freelancers, till exempel med hjälp av lönsubvention för att underlätta arbetslöshetssituationen som uppstått till följd av coronakrisen. Underliga tider förutsätter solidaritet.

Vi rekommenderar att finansiärerna (bl.a. UKM och andra ministerier, kommuner, Taike och stiftelser) och scenkonstbranschen diskuterar finansiering och återhämtning för undantagstiden. Det är viktigt att snabbt få beslut om hur finansiären kommer på grund av undantagstillståndet att tillämpa kommande års statsandelar och kriterier för andra stöd. Samma säkerhet behövs för finansiering som beviljats för år 2020.

Texten om säkerställande av framtiden har uppdaterats i arbetsgruppens möte den 17.6.2020.

Gruppens ledare: Teatterinjohtaja Joachim Thibblin (Svenska Teatern). Andra mötesdeltagare: konstnärlig ledare Marika Heiskanen (Teatteri Siperia), teaterdirektör Helka-Maria Kinnunen (Kajaanin kaupunginteatteri -alueteatteri), ansvarig producent Taru Kirves (Svenska Teatern) och produktionschef Jere Pensikkala (Suomen kansallisooppera ja -baletti).